Analiz Başvurusu

Kocaeli İl Kontrol Laboratuvarına Analiz Yaptırmak İçin Nasıl Başvuracaksınız ?

    Tarım ve Köyişleri Bakanlığı İl Müdürlükleri, Tarım ve Köyişleri Bakanlığına bağlı kuruluşlar ve Dış Ticaret Müsteşarlığına bağlı birimlerden analiz için gelen numuneler için başvurular analiz için getirilen numunede talep edilen analizleri de içeren bir dilekçe ile Numune Kabul Birimine yapılır. Aynı birimlerden posta/kargo ile de numune kabulü yapılmaktadır.

    Özel istek olarak numune analizi talebi için başvurular  Müdürlüğümüzde hazır bulunan  dilekçeler ile  Numune Kabul Birimine yapılır. Posta veya kargo ile de numune kabulü yapılmaktadır. Posta veya kargo ile gönderilecek numuneler, Müdürlüğümüz web sitesinde (www.kocaeli-kontrollab.gov.tr) bulunan özel istek analiz talep formu doldurularak gönderilmelidir.

Numunelerin Kabulü

Laboratuvarımıza gelen numunelerde numunelerin konduğu ambalaj materyali kontrolu yapılır.

Kutular ( plastik, karton, strafor, vb.) : Tümüyle kapalı olacak, kesinlikle delik bulunmayacak.

Torbalar ( plastik torba, bez torba) : Ağızları muntazam şekilde kapatılmış, kesinlikle yırtık ve delik olmayacak.

Cam Kavanoz : Kesinlikle çatlak ve kırık olmayacak, kapağı tam kapalı olacaktır.

Numunelerde istenilen analizin numunenin ambalaj materyali ile uygun olup olmadığının kontrolü aşağıdaki tabloya göre yapılır.

 

 İSTENİLEN ANALİZ AMBALAJ ŞEKLİ
 Mikrobiyolojik Analiz : Orijinal ambalaj veya ambalajlama için steril bir materyal olmalı
 Rutubet :
 Orijinal ambalaj veya numunenin orijinal formunu etkilemeyecek bir ambalaj olmalı
 Aflatoksin :
 Gıda maddeleri siyah poşette ve öğütülmüş olmalı
 Okratoksin :
 Gıda maddeleri siyah poşette ve öğütülmüş olmalı

 

Soğuk zinciri kırılmadan analize alınması gereken numunelerin ilgili laboratuvarlara sevki ve muhafazası sırasında ısı kontrollerine mümkün olduğunca dikkat edilir.

Analiz için gelen numune miktarının istenilen analizlere göre yetip yetmediğinin kontrolü yapılır.

Analiz talebi ile gelen evrakların okunaklı, anlaşılır olması, numuneyi tam olarak tanımlamasına (numune için uyarı var ise bunlar; yanıcı, yakıcı, vb.) dikkat edilir.

Kocaeli İl Kontrol Laboratuvar Müdürlüğü'ne analiz talebi ile elden getirilen,

A-)Özel İstek Numuneleri İçin:

    1. Özel istek numuneleri için Özel İstek Analiz Talep Formu doldurulması gerekmektedir.Bunun için Özel İstek Analiz Talep Formu kurumumuzdan veya web sitemizden temin edebilirsiniz.

    2. Posta ve kargo ile gönderilen özel istek numuneleri Özel İstek Analiz Talep Formu ile birlikte kabul edilir.

    3. Numune,  kabul edilmeden önce numuneyi getiren kişiye istenilen analiz bedelinin Döner Sermaye Saymanlığına elden yatırması veya döner sermaye hesabına havale yaptırılması sağlanır. Analiz ücreti yatırılmayan numune laboratuarımızca kabul edilmemektedir.

    4. Getirilen numunenin yapılacak analizin özelliğine göre uygunluğu kontrol edilir.Örneğin mikrobiyolojik analiz için orijinal ambalaj veya steril kapta getirilmesi veya rutubet analizi için ağzı kapalı kapta getirilmesi v.b. konusunda müşteriye bilgi verilir.

    5. İstenilen analizleri tamamlanan numunenin raporu hazırlandıktan sonra rapor elden, posta veya kargo yoluyla teslim edilir. Rapor Özel İstek Analiz Talep Formunda belirtilen isimlerden birine elden teslim edilebilir.Ayrıca isteyen müşterilerimize fax yoluyla da rapor gönderilebilmektedir.

    6. Numunenin analizden sonra artan kısmının iade edilmesi isteniyorsa dilekçede belirtilmelidir. Sonucu uygun olan   numune tutanakla ilgili kişiye teslim edilir.

B)Resmi İstek Numuneleri İçin:

    1. İl Müdürlüğünün görevlendirdiği personel tarafından tarafından, kargo veya posta yoluyla kabul edilir.

    2. Numune ile ilgili evrak'ın arkasına teslim eden kişinin imzalanması sağlanır.

    3. Numune ile ilgili paraflı evrağın arkasına, numuneyi aldığına dair NKR elemanı tarafından  imza atılır.

    4. Resmi evrak ile gelen numuneye ait evraklarda imza (kontrolör ve müdür) ve ambalajında mühür kontrolü yapılır.

    5. Numunelerin konduğu ambalaj materyalinin istenilen analize uygunluğu kontrol edilir. Örneğin aflatoksin için Siyah Naylon torba veya orjinal ambalaj.

    6. Numunelerde istenilen analizin numunenin ambalaj materyali ile uygun olup olmadığının kontrolü yapılır. Örneğin mikrobiyolojik analiz için orijinal ambalaj veya steril kapta getirilmesi veya rutubet analizi için ağzı kapalı kapta getirilmesi v.b. konusunda müşteriye bilgi verilir.

    7. Soğuk zinciri kırılmadan analize alınması gereken numunelerin ilgili laboratuvarlara sevki ve muhafazası sırasında ısı kontrollerine dikkat edilir.
   
    8. Analiz için gelen numune miktarının istenilen analizlere yetip yetmediğinin kontrolü yapılır.

    9. Analiz talebi ile gelen evrakların okunaklı, anlaşılır olması, numuneyi tam olarak tanımlamasına (numune için uyarı var ise bunlar; yanıcı, yakıcı, vb.) dikkat edilir.

    10. Yapılması istenilen analizlerin açıkça ifade edilip edilmediğinin ve Laboratuvarımız da yapılabilirliliğinin kontrolü yapılır. Analizlerin yapılabilirliliği hakkında tereddüt oluştuğunda ilgili laboratuvar şeflerinin görüşleri alınır. Eğer tereddüt giderilmemişse konu sırası ile Birim şefine, Müdür yardımcısına ve Müdüre bildirilir.
   
    11. Laboratuvarımıza analiz için gelen numunelerin evraklarında üst yazı ekinde numuneye ait etiket veya tutanak bulunmalıdır.

    12. Analiz için gelen numune yukarıda belirtilen durumlardan herhangi birini taşımıyor ise numune ve ilgili evrak Numune Red Belgesi düzenlenerek numune red edilir.

    13. Kargo ve posta aracılığı ile gelen numunelere ait evraklara, kargo yada postaya ait evraklar eklenir.

    14. Özel istek dışındaki numunelerin, analız ücretleri yatırılmasa bile, numune analize alınır ve raporlar ücretin yatırılması sonucu teslim edilir. (Denetim ve Proje Raporları hariç)

    15. Numunenin kabul edildiği durumlarda numuneyi getiren ilgili kurum/kuruluş/kişiler şu noktalar için uyarılacaktır.
   
    16. İthalat ve İhracat numunelerinde; Numuneye ait analiz ücretinin ilgili firma tarafından Döner Sermayeye yatırılması gerekmektedir.

    17. Numuneye Numune Kayıt Defterinden bir sıra numarası verilir. Bu sıra numarası aynı zamanda o numune için kod numarası olur.

    18. Numune ile ilgili bilgiler Numune Kayıt Defteri'ne yazılır.

    19. Numuneye ait  bilgiler  Numune Kabul Programına kaydedilir.

    20. Gelen numune ilgili laboratuvar şefliklerine gönderilmek üzere örneklenir ve kodlanır.Analiz için yeterli miktarda ilgili laboratuvarlara numune bölünür ve zimmetle teslim edilir.

    21. Laboratuvar şefleri tarafından analizi tamamlanan numunelerin analiz sonuçları programa girilir.

    22. Bu sonuçlara göre numuneye ait analiz raporu düzenlenir.

    23. Düzenlenmiş olan rapordan bir nüsha Muayene ve Analiz Rapor Klasörüne, bir nüshada Rapor Klasörüne takılır.

    24. İl Müdürlüğü aracılığı ile gelen numunelerin analiz sonrasında kalan kısmı firma tarafından istenmesi durumu numuneyi tanımlayan üst yazıda kontrol şube tarafından belirtilmelidir. Bu durumda analiz sonucu uygun olan numuneleri kalan kısmı tutanak karşılığında firmaya iade edilir. Analız sonucu olumsuz çıkan, dondurulmuş, işlenmiş ürünler ve tamamı analizde kullanılan numunelerin iadesi söz konusu değildir.

''